Produktivitätssteigerung im Vertrieb!
Ob mehr Umsatz, mehr Profit, mehr Volumen und/oder ein größerer Marktanteil: Ihr Vertrieb soll mehr oder bessere Resultate erzielen? Die Alternative zu Neueinstellungen ist hierbei klar eine Prozess- und Methodenentwicklung sowie deren Implementierung nach gängigen Standards!
Nach den aktuellen Management-Lehren setzen sich Unternehmen aus drei Kernbereichen zusammen: „Product Evolution“ (Entwicklung), Product Fulfillment (Fertigung) und Order Acquisition (Marketing und Vertrieb). Alle anderen Prozesse, wie HR, Finanzen, Procurement, Qualität und so weiter, werden als unterstützende Prozesse deklariert.
Legen wir diese Lehre zu Grunde, so sehen wir eine Evolution in den beiden Bereichen Entwicklung und Fertigung. Lange Zeit wurden Produktivitätssteigerungen auch in diesen Abteilungen durch die Einstellung neuer Entwicklungs- und Fertigungsmitarbeiter realisiert. Jedoch erkannte man schnell, dass dies auch über Prozesse (ISO 9000, Kaizen, Lean Management, etc.) sehr gut oder sogar besser erreicht werden kann. Rationalisierungsmaßnahmen machten vor keiner Fertigung und Entwicklung Halt.
Im Vertrieb sehen wir noch immer die Neueinstellungen als erstes Mittel, wenn es darum geht, mehr und bessere Resultate (Umsätze, Profit, Marktanteil, Volumen, etc.) zu erzielen. Doch auch im Vertrieb greifen Prozesse! Die Alternative zu Neueinstellungen ist eine Prozess- und Methodenentwicklung und deren Implementierung nach gängigen Standards. Dieser Fachartikel wird Ihnen dabei helfen, ein besseres VERSTÄNDNIS für die Kosten von Produktivitätssteigerung nach verschiedenen Methoden ZU ENTWICKELN und diese zu berechnen!
Allgemeines
Dieser Artikel richtet sich an Unternehmen, die sich in einer komplexen B2B Verkaufsumgebung bewegen. Es adressiert Firmen mit einigen wenigen bis sehr vielen Verkaufsmitarbeitern. Je mehr Verkäufer Sie im Einsatz haben – umso passender werden die Ansätze nach diesem Werk greifen!
Extrakt
Häufig wird eine Steigerung der Vertriebsleistung, nennen wir es ab hier Produktivitätssteigerung, nur durch Einstellung von neuen Mitarbeitern realisiert. So haben wir es am Anfang der Industrialisierung auch gemacht. Dann aber kamen Prozesse, Systeme, Methoden, Werkzeuge in die Fertigung und in die Entwicklung, und seither sprechen wir von Rationalisierung. Über die letzten Dekaden erlebten wir dadurch ein wahres Feuerwerk der Kostensenkungen.
Auch im Vertrieb ist es möglich, die Leistung nicht nur durch zusätzliche Mitarbeiter zu steigern, sondern durch wesentlich intelligentere Maßnahmen wie Prozesse, Systeme, Methoden und Werkzeuge.
Ein ROI Vergleich wird Ihnen zeigen, dass wir mit diesem Ansatz einen signifikanten Kostenunterschied der Vertriebsleistung bereits nach drei Jahren realisieren können.
Einfache Produktivitätssteigerung: Stellen Sie neue Mitarbeiter im Vertrieb ein
Die einfachste Möglichkeit, die Produktivität zu steigern ist, neue, zusätzliche Mitarbeiter einzustellen. Wir erleben dies auch sehr häufig als ersten Ansatz. Dabei werden (durchaus) neue, geographische Gebiete, oder auch Markt- oder Produkt-Bereiche bedient bzw. geschaffen. Unbestritten ist dies allerdings auch eine sehr teure Variante, was wir Ihnen im nächsten Kapitel aufzeigen.
Umsatz- und Kostenbetrachtung für die Produktivitätssteigerung durch zusätzliche Mitarbeiter
Nehmen wir an, Sie beschäftigen eine bestimmte Anzahl, z.B. 15 Verkäufer, die ein Fix-Einkommen von je 70.000 Euro erhalten. Sie gewähren einen ca. 20%igen Bonusplan, den Sie auch ausbezahlen.
Wir rechnen noch mit 20 % Lohnnebenkosten.
Alle Ihre Verkäufer fahren einen Firmenwagen, haben einen Laptop sowie ein Mobilfunkgerät. Die Hälfte Ihrer Mitarbeiter arbeitet vom Home-Office aus, das Sie mit 500 Euro pro Monat vergüten. Jeder Ihrer Verkäufer produziert Reisekosten von etwa 1.000 Euro pro Monat.
Die Pro-Kopf-Kosten liegen damit bei etwa 1.000 Euro pro Jahr oder bei 15 Verkäufern 1.950 Mio. Vertriebsgemeinkosten pro Jahr. (Bild 1) Zur Umsatzannahme rechnen wir in diesem Beispiel mit Vertriebsnebenkosten von 7 %. Dadurch ergibt sich eine Umsatzannahme von ca. 30 Mio./Jahr, ein Umsatz von ca. 2 Mio. pro Vertriebsmitarbeiter (15).
Um die Produktivität des 15-köpfigen Teams um 20 % zu steigern, müssten Sie 3 neue Mitarbeiter einstellen. Diese Investition kostet Ihr Unternehmen 3 x 130.000 = 390.000 Euro im ersten Jahr und nach drei Jahren wird Ihr Investment bereits auf mehr als 1,2 Mio. Euro angewachsen sein. Wir haben hier der Einfachheit halber keine jährliche Kostensteigerung angenommen.
Wenn sich diese Investition (1.181 T €) für Ihr Unternehmen nach drei Jahren rechnen soll, müssen bei einer EBITDA Marge von 5 % zusätzliche Neuaufträge von 1.181 / 0.05 = 23,62 Mio., bzw. 7,87 Mio. pro Jahr mehr im Durchschnitt generiert werden. Erst dann sind diese Investitionskosten amortisiert!
Alternative: Kostenbetrachtung für die Produktivitätssteigerung durch Prozesse und Systeme
In diesem Ansatz wird die Produktivitätssteigerung des Vertriebes durch eine verbesserte Arbeitsleistung der vorhandenen Mitarbeiter erreicht. Dabei gehen wir im folgenden Beispiel von unseren erprobten Methoden und Prozesswerkzeugen aus.
Die exakte Beschreibung dieser Prozesse und Methoden besprechen wir mit Ihnen gerne persönlich oder schicken diese an Sie bei Bedarf. Wir beschränken uns in diesem Weißbuch auf die allgemeinen Inhalte, Ziele und Wirkungen dieser Vertriebssystematik.
Schritt 1:
Einführung eines Vertriebsprojekt – Managementsystems, einer Coaching-Methodik für das Vertriebsmanagement sowie einer Scorecard für den Verkauf!
Damit, bei richtiger und vor allem konsequenter Anwendung, erzielen Sie ein hocheffizientes Management der Verkaufschancen. Ihre Verkäufer erlernen eine einheitliche „Vertriebssprache“, einen einheitlichen Prozess und werden das Management ihres Verkaufstrichters verinnerlichen. Sie erlernen, Verkaufschancen genau zu analysieren und sich auf jene zu konzentrieren, die die besten Erfolgsaussichten haben. Durch den frühzeitigen Ausstieg aus aussichtslosen Projekten schonen Sie Ihre gesamten Ressourcen. Das Motto hierzu heißt „Win fast – Lose fast“.
Ein Führungs-Coaching-Programm im Anschluss daran vertieft das System im Unternehmen und ermöglicht dem Management das direkte Coaching der Mitarbeiter hin zu höheren Erfolgsquoten. (Positives) Coaching ist das wichtigste Steuerungsinstrument im Vertrieb.
Mit dem Prozess Leadership-Coaching etablieren wir auch die OSC-ScoreCard, die dem gesamten Team und vor allem dem Management die Möglichkeit gibt, JEDES Verkaufsprojekt innerhalb von wenigen Minuten zu evaluieren und über „Go“ bzw. „No-Go2 zu entscheiden. Bei „Go“ kann die Vertriebsleitung die verantwortlichen Mitarbeiter sofort entsprechend coachen.
Unsere Kunden bestätigen durch dieses erste Maßnahmenpaket eine Produktivitätssteigerung von bis zu 20 %. Für die weitere Berechnung gehen wir im Folgenden lediglich von 10 % aus.
Schritt 2:
Wir ergänzen den Schritt 1 nun durch eine gezielte Gesprächsvorbereitung, Durchführung und Nachbereitung im Neukunden- sowie Bestandskundengeschäft.
Nach Verkaufsprojekt-Management konzentrieren wir uns hier darauf, neue Leads, Kontakte und Geschäfte zu generieren. Wir verbessern den Werte Verkauf, passen die Value Proposition kundenspezifisch an und reduzieren damit die Preis-Sensibilität Ihrer Kunden. Neben einer erhöhten Produktivität erleben wir im Schritt 2 eine deutlich verbesserte Marge und eine bessere Kundenbindung. Beide Werte gehen hier nicht in unsere Berechnung ein.
Durch Schritt 2 erwarten wir eine weitere Produktivitätssteigerung von 5 %, was zusammen mit Schritt 1 nun etwa 15 % in Summe bedeutet.
Schritt 3:
Nach Verkaufsprojekt-Management im Schritt 1 und Value Selling im Schritt 2 wenden wir uns im dritten Schritt unseren wichtigsten Kunden zu.
Wir führen einen transparenten Prozess bei unseren Key Accounts ein. Dadurch erhöhen wir dort unseren Marktanteil und maximieren die Verkaufsmöglichkeiten bei unseren Bestandskunden. Eine Berechnung von Gallup sagt, dass es den einfachen Aufwand bedeutet eine bestehende Lösung bei einem bestehenden Kunden zu verkaufen. Dort ein neues Produkt zu positionieren, bedeutet den dreifachen Aufwand. Fünffacher Aufwand entsteht, wenn wir ein bestehendes Produkt bei einem ganz neuen Kunden platzieren. Und sollten wir versuchen, bei einem völlig neuen Kunden ein neues Produkt zu verkaufen, so dürfen wir den 10-fachen Aufwand erwarten.
Verstehen Sie, wie viel Produktivitätssteigerung beim Fokus auf unsere bestehenden Kunden möglich ist?
Wir nehmen in unserer Berechnung hier wieder nur 10 % an und kommen nun kumuliert auf 25 % Produktivitätssteigerung.
Kostenbetrachtung
Wir unterteilen die Kosten, die durch obige Prozesse, Systeme und Werkzeuge anfallen, in zwei Bereiche. Die Einmalkosten für den kundenspezifischen Ansatz sowie die Mitarbeiterschulung und im Weiteren die laufenden Implementierungskosten über mehrere Monate oder Jahre. Die Einmalkosten sind im Vergleich zu den laufenden Implementierungskosten höher anzusetzen, da dort auch mit allen Mitarbeitern gearbeitet wird.
Für den Schritt 1 entstehen nach unserer Erfahrung Einmalkosten von ca. 1,5 % der Vertriebsnebenkosten pro Verkäufer/Jahr oder in unserem Beispiel (130.000 € x 0.015 = 1.950 € / Person) d. h. weniger als 2.000 Euro pro geschulten Mitarbeiter/Manager. Im Fortlauf der Implementierung genügen dann ca. 0,5 % des Vertriebskosten-Budgets, was etwa 700 Euro pro Mitarbeiter pro Jahr in unserem Beispiel entspricht, oder 700 € x 15 = 10.500 € / Jahr gesamt.
Schritt 2 erhöht den initialen Kostenbedarf auf 2,3 % bzw. die laufenden Kosten auf 1 %. Dies entspricht in unserem Beispiel Einmalkosten pro Mitarbeiter von etwa 3.000 Euro bzw. 1.300 Euro fortlaufend.
Implementieren wir auch Schritt 3, um auf 25 % Produktivitätssteigerung zu kommen, erhöht sich das notwendige Budget initial auf 3 % und fortlaufend auf 1,5 %. 3.800 Euro bzw. 1.900 Euro schlagen hier nach unserem Beispiel dann monetär zu Buche.
Vergleichen wir nun!
Es wird schnell offensichtlich, dass eine Produktivitätssteigerung nur über zusätzliches Personal (bei gleich bleibender Produktivität und Methoden) sehr viel teurer ist, abgesehen von der Zeit und Kosten der Personalfindung, Einweisung und Anlaufzeit der neuen Vertriebsmitarbeiter im Unternehmen, bis diese Neuen wirklich „produktiv“ werden.
10 % Steigerung mit Personal kosten nach unserem Beispiel ca. 195.000 Euro im ersten Jahr und nicht weniger in den Folgejahren. Vergleichen wir dies mit dem von uns favorisierten Ansatz der Steigerung unter Verwendung von intelligenten Systemen und Prozessen, so schlagen hier bei einem Team von 15 Mitarbeitern lediglich ca. 29.000 Euro zu Buche.
Betrachten wir die höheren Steigerungsraten, z.B. bei 25 %, wird der Unterschied noch deutlicher. Kosten von 1.950.000 x 0,25 = 487.5000 € stehen hier lediglich 76.500 € mit unserem Ansatz gegenüber.
Noch deutlicher wird das Ganze, wenn wir es auf einer realistischen Zeitschiene betrachten, angewandt auf beide aufgezeigten Vorgehensweisen – a) die Rekrutierung und den Einsatz von zusätzlichen Vertriebsmitarbeitern und b) die Einführung und Umstellung der Arbeitsweisen, Methoden und Verhalten der bestehenden 15-köpfigen Vertriebsmannschaft – und uns dann das zweite und dritte Jahr nach der Umstellung auf verbesserte Prozesse, Systeme und Methoden ansehen.
Fazit
Wenn wir die Produktivität über eine reine Mitarbeiterzahl steuern und erhöhen, dann erreichen die Gesamtinvestitionen nach drei Jahren bereits die astronomische Höhe von fast 1,5M €.
Dem stehen lediglich 114.000 € kumulierte Kosten (3.800 € x 15 = 57.000 € im ersten Jahr für die Schulungen, plus 1.900 € x 15 = 28.500 € jeweils in Jahr 2 und 3 für fortlaufende Kosten) gegenüber. Dies entspricht nach drei Jahren dem 12,8fachen Investment. Ein deutliches Zeichen für Produktivität durch Prozesse und Methoden.
Selbstverständlich ist eine Kombination der beiden Alternativen nicht auszuschließen! Aber genau wie in der Produktion oder in der Entwicklung müssen wir auch im Vertrieb für klare und moderne Prozesse sorgen. Dies ist für Unternehmen, die sich für die Zukunft rüsten unabdingbar. Eine Voraussetzung muss als Schlüssel zum Erfolg jedoch gegeben sein: und das ist die Beteiligung des Managements an den Prozessen und Systemen.
Kontaktieren Sie uns, wenn diese Gegenüberstellung Ihr Interesse geweckt hat oder Fragen aufgeworfen hat. Unser Expertenteam diskutiert gerne mit Ihnen persönlich mögliche Anwendungsmöglichkeiten für Ihre Organisation oder wendet die Kostenaufstellung auf Ihre Unternehmenssituation an. Lassen Sie uns miteinander sprechen!
